Comment préparer une grille d’entretien ?

L’entretien de recrutement représente une étape ô combien décisive, tant pour le candidat que pour le recruteur ! En 30 minutes ou 1 heure, ce dernier doit être en mesure de récupérer tous les renseignements dont il a besoin concernant les compétences techniques et humaines du candidat. Pour réussir à maintenir l’équilibre entre la gestion du temps et la récolte d’informations lors de l’évaluation des candidats, il est possible de se servir de ce que l’on appelle la « grille d’entretien de recrutement ». Manpower vous explique ce que c’est, et en quoi cela peut s’avérer utile au moment de vos entretiens.

La grille d’entretien : qu’est-ce que c’est ?

Également nommée « grille d’évaluation », la grille d’entretien représente la liste de questions que vous allez poser lors de votre entretien individuel avec un potentiel futur collaborateur. Cet outil donne la possibilité de regrouper toutes les informations sur vos candidats une fois les entretiens terminés. Cette trame permet de tout connaître sur les Talents en un seul coup d’œil :

• Leur savoir-faire ;
• Leur savoir-être ;
• Leur intérêt pour l’entreprise ;
• Etc.

Pour faire simple, la grille d’entretien aide les acteurs du processus de recrutement à choisir objectivement les candidats. Elle permet de donner à tous la même chance. La grille d’entretien sert également au candidat lui-même. En effet, durant l’entretien, le candidat doit avoir une compréhension claire du poste et de ses attentes. C’est aussi une opportunité pour lui de poser ses questions, de se projeter dans l’entreprise, et de décider s’il souhaite poursuivre le processus de recrutement. L’entretien devient ainsi un moment d’échange bénéfique pour les deux parties, permettant de s’assurer que les attentes et les valeurs sont alignées des deux côtés.

Pourquoi utiliser une grille d’entretien durant vos entretiens d’embauche ?

Concevoir une grille d’entretien apporte un certain nombre d’avantages lors de l’évaluation des candidats.

Définir précisément les besoins par rapport au poste

La grille d’entretien permet de déterminer en amont ce que vous recherchez chez vos candidats. Les soft skills et hard skills nécessaires figureront dans votre trame, et à chaque entretien de recrutement il vous suffira d’indiquer si ces compétences techniques sont validées (ou non).

Garantir une évaluation objective

Il se peut que dans votre entreprise, plusieurs personnes soient chargées d’accueillir les candidats et de réaliser leur entretien. Ainsi, la grille d’évaluation permet de conserver un fil rouge commun pour éviter toute subjectivité. Seul ce qui sera marqué dans la grille d’évaluation sera pris en compte pour le choix du futur collaborateur. De cette manière, toutes les candidatures sont mises à un niveau égalitaire.

Gagner du temps en structurant l’entretien

Cet outil d’évaluation vous garantit de structurer votre entretien, et d’être beaucoup plus efficace. Cette ligne directrice vous permet d’entièrement mener votre entretien d’embauche sans pour autant oublier quoi que ce soit. Avec cela, pas de tergiversation : vous irez directement à l’essentiel.

Améliorer sa marque employeur

Mener son entretien de A à Z sans perte de temps en digressions améliore l’expérience des candidats. Aussi, savoir que tous les candidats sont évalués de façon égalitaire les rassure grandement. De cette façon, mettre en place une grille d’évaluation rend service à votre marque employeur.

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Comment construire une grille d’entretien ?

Pour recruter en CDI, CDD, CDI intérimaire ou en alternance, vous avez besoin de concevoir une grille d’évaluation ? Voici quelques conseils pour réussir au mieux votre trame !

Appuyez-vous sur l’expertise de vos collaborateurs

Demandez de l’aide à votre équipe pour concevoir votre grille d’entretien. En ce qui concerne les compétences, il peut être utile de solliciter un collaborateur ayant une expérience liée au poste dans lequel vous recrutez. Il sera certainement en mesure de vous indiquer les points les plus pertinents à cibler. Si vous êtes plusieurs à participer aux entretiens, coordonnez-vous également pour valider les questions ensemble afin de ne laisser personne au dépourvu.

Structurez votre trame d’entretien d’embauche

Votre outil d’évaluation doit suivre l’ordre de votre entretien. Cela vous permettra de ne pas vous perdre, de mieux gérer votre temps, mais également de garder un fil conducteur sous les yeux.

N’hésitez pas à diviser votre grille en catégories et sous-catégories. En premier lieu, vous pouvez parler de l’intérêt que votre candidat porte à l’entreprise, de son savoir-faire (formations, diplômes, compétences techniques…), puis enfin de son savoir-être.

Il peut être difficile de déceler les soft skills d’un candidat en si peu de temps, mais il est possible de mieux cerner son savoir-être en lui posant des questions spécifiques. Si vous recherchez le sens du collectif, vous pouvez par exemple demander ses plus grandes réussites collectives.

Équilibrez les questions ouvertes et fermées

Les questions ouvertes favorisent une expression libre, permettant de comprendre le raisonnement et les motivations du candidat. Par exemple, demander « Comment réagiriez-vous face à un défi imprévu ? » aide à évaluer la pensée critique et la capacité d'adaptation du candidat. Les questions fermées, comme « Avez-vous le permis B ? », fournissent des réponses précises et directes. Un bon équilibre entre ces deux types de questions vous aide à obtenir une vision complète et détaillée du candidat, essentielle pour une évaluation efficace.

Établissez un système de notation commun

Instaurer un système de notation permet de mieux évaluer les candidats de façon juste et équitable. Mettez un score ou une valeur à chaque critère, pour apporter une note finale à chaque candidat. Néanmoins, gardez à l’esprit qu’une soft skill ou hard skill non acquise ne doit pas faire office de faute éliminatoire, car d’autres données peuvent se révéler intéressantes. Avec vos collègues, organisez un système de notation adapté au poste !

Adaptez votre grille d’entretien à chaque poste recherché

Créer une seule fiche d’entretien unique pour chaque poste n’est pas recommandée. En fonction de votre offre d’emploi, changez la structure, le contenu, ainsi que le système de notation ! La première grille d’évaluation des candidats ne sera que celle qui vous prendra le plus de temps. De plus, elle peut se placer comme un exemple pour les futures trames.

Quels éléments inclure dans une grille d’entretien ?

Une grille d’entretien d’embauche bien conçue permet de structurer l’évaluation des candidats et d’assurer une prise de décision objective. Voici les éléments clés à inclure dans la trame de votre grille d’entretien.

Les renseignements sur le candidat

Incluez les informations de base telles que le nom, les coordonnées, la date de l’entretien, et le poste à pourvoir. Cela facilite le suivi et la comparaison des candidats.

Les hard skills

Listez les compétences techniques requises pour le poste, comme la maitrise de certains logiciels ou outils. Utilisez une échelle de notation pour évaluer chaque compétence.

Les soft skills

Les compétences comportementales sont essentielles pour la réussite à long terme. Évaluez des qualités telles que la communication, le travail en équipe, et la gestion du stress. Posez des questions ouvertes pour comprendre comment le candidat réagit dans différentes situations.

L’expérience professionnelle

Notez les réalisations et l’impact des candidats dans leurs postes précédents. Demandez des exemples concrets pour évaluer la pertinence de leur expérience par rapport au poste.

Les aspirations professionnelles

Interrogez le candidat sur ses motivations pour le poste et ses objectifs de carrière. Cela permet de s'assurer de l’alignement entre les attentes du candidat et celles de l’entreprise.

Autres critères à prendre en compte

Prenez en compte les prétentions salariales, la disponibilité, et les souhaits de télétravail. Ces éléments peuvent influencer votre décision finale.

Modèle de grille d’entretien

Est-il possible d’utiliser une grille d’entretien pour l’entretien annuel ?

Nous avons vu que la grille d’entretien pouvait servir pour embaucher de nouveaux collaborateurs, mais savez-vous qu’elle peut également être utilisée pour la gestion des talents de votre entreprise ?

Il est possible de mettre en place cet outil d’évaluation pour préparer l’entretien annuel de vos collaborateurs. Lors de ces points, il s’agit de déterminer la situation présente du salarié, et comment il se voit évoluer au sein de l’entreprise. Voici les quelques questions à cibler au cours de ces entretiens :

• Comment le collaborateur se sent-il au sein de l’entreprise ?
• Qu’envisage-t-il pour son évolution de carrière ?
• Souhaite-t-il réaliser une formation afin de perfectionner ses compétences ?

C’est également l’occasion de les mettre à l’épreuve lors de cet entretien individuel et de vérifier leurs compétences techniques et leur savoir-être. La grille d’entretien vous servira ainsi pour la validation des acquis.

Afin d’évaluer les compétences de vos candidats, Manpower vous accompagne avec son expertise RH. Que ce soit en Intérim, CDD, CDI ou encore en alternance, nos experts RH & métiers maitrisent les enjeux des clients et sélectionnent les meilleurs profils. Nous pouvons également, si cela s’avère nécessaire, créer avec vous un test d’évaluation sur mesure. De la définition des soft skills et hard skills à la construction d’un protocole d’évaluation, nos professionnels vous aideront à trouver le candidat idéal.

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