Comment préparer un entretien annuel en tant qu’employeur ?


Comment préparer un entretien annuel en tant qu’employeur ?

La possibilité d’établir des échanges privilégiés, de développer une meilleure connaissance de votre équipe, d’ajuster le présent tout en éclairant le futur… Voilà quelques raisons pouvant justifier les nombreux avantages d’un entretien annuel. Il s’agit, en effet, d’une possibilité unique d’échanger avec vos collaborateurs et de définir votre plan d’action annuel. Lorsqu’ils sont bien menés, les entretiens sont une véritable source d’énergie pour votre équipe.

De plus, aujourd’hui les entretiens annuels et professionnels physiques ne sont plus les seules options. Le contexte sanitaire actuel, ayant bouleversé le monde du travail avec le développement du télétravail, oblige les entreprises à revoir leur organisation et à se munir d’outils de communication unifiée (tels que Skype, Teams, Zoom…) pour maintenir ce lien direct avec leurs salariés. Quelles sont les clés pour préparer efficacement un entretien annuel à distance ?

Afin de vous accompagner dans ces moments, apprenez en plus sur ces entretiens, nos DO et DON’T, et tous nos conseils pour transformer ces échanges en véritables réussites !

Quelles sont les opportunités d’un entretien annuel ?

Entretien annuel

Entretien professionnel

Caractéristiques :

  • Fournir un feedback au collaborateur ;
  • Une logique de performance et d’évaluation.

Caractéristiques :

  • Échanger sur l’évolution professionnelle du collaborateur ;
  • Entretien créé par la loi du 7 mars 2014.
  • Compte-tenu du contexte actuel, les entretiens professionnels obligatoires qui ont, initialement, lieu entre le 1er janvier 2020 et le 30 juin 2021 ont la possibilité d’être reportés jusqu’au 30 juin 2021.

Objectifs :

  • Faire un point sur les objectifs du collaborateur (les objectifs passés ; les objectifs à venir.).
  • Définir les responsabilités et le cadre de travail ;
  • Effectuer un bilan de compétences.

Objectifs :

  • Définir le projet professionnel et les perspectives d’évolution ;
  • Fixer les accompagnements nécessaires pour l’atteinte de ces objectifs ;
  • Responsabiliser le salarié sur son avenir professionnel.

Modalités d’application :

  • Pas d’obligation légale, mais fortement recommandé pour votre management de proximité.

Modalités d’application :

  • Obligatoire tous les deux ans, avec un bilan tous les 6 ans ;
  • Obligations légales lors du bilan : une action de formation, un élément certifiant, une augmentation ou une évolution professionnelle. Au moins deux de ces trois obligations doivent être respectées sous risque de sanctions.
  • Fournir un compte-rendu signé par le collaborateur à chaque entretien.

Quels conseils suivre pour assurer la réussite de l’entretien annuel ?

DO

DON’T

  • Préparez l’entretien et demandez à votre collaborateur d’en faire de même ;
  • Interagissez et soyez à l’écoute ;
  • Soyez authentique, honnête et objectif ;
  • Réservez un endroit approprié afin de ne pas être dérangé et garantir au collaborateur de ne pas être entendu par un tiers ;
  • Soyez ponctuel ;
  • Laissez parler votre collaborateur, tout en cadrant la discussion ;
  • Conservez votre sens de l’équité en toutes circonstances.
  • Ne répondez ni au téléphone ni aux emails ;
  • Ne soyez pas dans le jugement et n’arrivez pas avec des à priori ;
  • L’entretien annuel et l’entretien professionnel ne sont pas des moments pour reprendre votre salarié sur son attitude envers vous ou envers vos autres collaborateurs, des entretiens de cadrage sont plus adaptés.

 

 

 

 

 

Comment préparer convenablement un entretien annuel ?

La préparation de l’entretien annuel est un facteur clé de réussite. Il vous faudra au préalable rassembler plusieurs informations concernant les performances de vos collaborateurs, leurs compétences, leurs possibles augmentations de salaire, ainsi que les différents axes d’amélioration, par exemple.

Voici des conseils et astuces pour vous aider à évaluer la bonne tenue du poste :

  • Répertorier les postes de votre service ;
  • Définir les postes de manière précise (missions, compétences, champ d’action, responsabilités) ;
  • Définir des indicateurs clés de performance (respect des délais et process, participation à des projets internes) ;
  • Évaluer chaque responsabilité/mission selon une échelle d’évaluation* ;
  • Évaluer la maîtrise du poste en fonction de l’analyse de chaque responsabilité selon la même échelle d’évaluation ;
  • Demander à votre collaborateur de préparer son entretien en synthétisant ses objectifs et ses montées en compétences. ;
  • Préparer l’année à venir. 

*Exemple d’échelle d’évaluation : en progression, confirmé, maîtrisé, référent, etc.

Comment fixer les objectifs de votre collaborateur ?

En tant qu’employeur, votre but est évidemment de fournir un accompagnement à vos collaborateurs, afin que ceux-ci puissent augmenter leur épanouissement professionnel, et donc leur productivité. Cette dernière est mesurable à l’aide d’objectifs précis, que vos collaborateurs tenteront de remplir tout au long de l’année à venir. 

Voici quelques conseils pour vous aider à fixer des objectifs à vos collaborateurs : 

  • Analyser les grands axes stratégiques et les enjeux prioritaires de l’entreprise ;
  • Définir en fonction la contribution de votre collaborateur ;
  • Analyser les objectifs passés: atteints, atteints partiellement, non atteints ;
  • Définir des objectifs cohérents avec votre collaborateur ;
  • Compétences acquises ;
  • Les montées en compétences ;
  • Les compétences à faire évoluer.
  • Fixer des objectifs honnêtes et atteignables: fixer des objectifs trop élevés peut être source d’anxiété pour le collaborateur et peut apparaître comme une tromperie. A contrario, fixer des objectifs trop faibles peut démotiver le salarié.

Adoptez la méthode SMART ! Des objectifs Spécifiques et Simples, Mesurables, Ambitieux et Acceptés, Réalistes, Délimités dans le temps. Ainsi, vous démontrez à vos collaborateurs votre motivation à les accompagner dans leur évolution professionnelle, tout en les aidant à donner le meilleur d’eux-mêmes dans leurs tâches quotidiennes. 

Comment assurer le bon déroulement de l’entretien annuel ?

Notre conseil : les premières minutes de l’entretien sont déterminantes pour son bon déroulement. En effet, votre collaborateur peut être stressé et appréhender ce moment. Votre rôle consiste donc à le mettre à l’aise, en lui réservant un accueil chaleureux et professionnel à la fois. Vous jouerez à ce moment précis le rôle de manager et de dirigeant d’entreprise à la fois : veillez ainsi à conserver un ton conciliant tout en suivant votre feuille de route. Cela est valable pour un entretien physique tout comme pour un entretien virtuel soit à distance ou en "visio".

Pour plus d’efficacité, pensez à structurer au préalable le déroulement de votre échange :

Entretien annuel

Entretien professionnel

Bilan sur la tenue de poste

  • Bilan de la progression sur chaque responsabilité/mission ;
  • Analyse des moments de difficulté ;
  • Échange sincère sur ces derniers et accompagnement dans la recherche de solutions.

Bilan sur les compétences

  • Échanger sur les montées en compétences ;
  • Faire un bilan des points forts/axes à améliorer ;
  • Analyser les zones de confort du collaborateur.

 

Bilan des objectifs de l’année passée

  • Revue des objectifs fixés l’année passée ;
  • Apporter la preuve de l’atteinte de ces objectifs ;
  • Évaluation objective de la performance.

Bilan sur le parcours professionnel

  • Reprendre le parcours professionnel du collaborateur ;
  • Relever les réussites et les moments clés ;
  • Récolter les souhaits du collaborateur.

Prévision de l’année à venir

  • Échange collaboratif à propos des objectifs à fixer, puis valider ces derniers ensemble ;
  • Définition d’un plan d’action collaboratif ;
  • Signature conjointe des différents accords.

Plan d’action

  • Synthétiser les souhaits du salarié et définissez les perspectives du parcours professionnel ;
  • Création d’un plan d’action pour l’atteinte de ces perspectives : Formation et compétences à confirmer ou à approfondir.

 

Comment effectuer le suivi d’un entretien annuel ?

Le suivi de ces entretiens a toute son importance ; cela vous permettra de définir votre propre plan d’action et de pouvoir synthétiser au mieux les différentes demandes :

  • Reprendre les demandes qui ont été formulées au cours de ces entretiens ;
  • Synthétiser les questions posées par vos collaborateurs et y apporter des réponses ;
  • Faire un bilan des performances et des compétences pour chaque salarié ;
  • Détecter les zones de risque dans votre équipe (collaborateurs en difficulté, insatisfaction commune, détection d’une connaissance centralisée, des zones d’incertitude, d’angoisse…) ;
  • Détecter les zones d’appui (motivation des équipes, points de satisfaction, ambiance d’équipe favorable…) ; 
  • Définir un plan d’action (confirmer les points positifs, améliorer les situations qui peuvent être changées, compenser les axes qui ne peuvent évoluer en consolidant les points positifs).  

Finalement, en présentiel comme en virtuel, l’entretien annuel permet de poser les grandes lignes de l’ensemble des composantes permettant à vos collaborateurs de donner le meilleur d’eux-mêmes au sein de votre entreprise : les axes d’améliorations, des augmentations possibles de salaires, des perspectives d’évolution, le niveau d’épanouissement et d’intégration… Autant de facteurs qui influencent directement les performances de vos équipes de travail.

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