PME et recrutement : notre guide complet pour embaucher un nouveau salarié

Essentiel au développement d’une entreprise, le recrutement est un exercice complexe pour les PME et les TPE. D’ailleurs, une enquête menée par BPIFrance Le Lab et Rexecode atteste des difficultés que rencontrent les petites entreprises lorsqu’elles souhaitent embaucher un salarié. Que ce soit pour faire face à un accroissement d’activité ou pour remplacer un collaborateur malade, la réussite de l’embauche d’un salarié en PME est définie en fonction du processus mis en place en amont.

Consultez notre guide pratique et appréhendez simplement et sereinement le processus de recrutement. Découvrez pas à pas les étapes à accomplir, les erreurs à éviter et les formalités à remplir pour réussir l’embauche d’un nouveau salarié. Manpower vous accompagne.

Les étapes à respecter pour un recrutement efficace

La réussite d’un recrutement passe par le respect d’un certain nombre d’étapes clés afin de ne pas faire fausse route :

Embaucher un salarié : définissez le poste à pourvoir et le profil recherché

Avant d’envisager le recrutement d’un collaborateur, chaque entreprise doit déterminer précisément le poste à pourvoir et le profil recherché. C’est encore plus important lorsque l’entreprise qui veut embaucher un salarié est une PME. 

Pour réussir cette étape primordiale, il vous faut définir plusieurs éléments : 

• Quelle est la raison du recrutement ;
• Sous quel délai le nouveau salarié doit-il être embauché ;
• A-t-on besoin d’un collaborateur à temps plein et dans la durée ou d’un profil répondant à des besoins ponctuels et limités dans le temps ;
• Quelles missions lui seront confiées ;
• Quelle sera sa place au sein de l’organisation ;
• Quelles sont les conditions liées au poste (horaires, lieu de travail, qualifications…) ;
• Quelle est la durée du contrat (date de début et de fin de contrat) ;
• Quelles sont les compétences que vous recherchez ;
• Quelles sont les expériences dont le nouveau salarié doit disposer.

Grâce à ce travail — et en publiant une annonce attractive —, vous pouvez présélectionner les candidats qui correspondent à vos attentes. Ainsi, vous gagnez du temps et limitez le risque d’erreur.

Recruter un salarié : choisissez le type de contrat de travail

Toujours lors de la préparation de votre projet d’embauche, vous devez déterminer le type de contrat de travail proposé (CDI, CDD, CDI-intérimaire, intérim…), sa forme (temps partiel, temps plein…) et la fourchette de rémunération. C’est un point à traiter en priorité et avec beaucoup de rigueur. 

Pour choisir le type de contrat, l’entreprise doit se baser sur plusieurs éléments. Premièrement, une entreprise doit toujours proposer un contrat de travail en adéquation avec ses besoins réels. 

Deuxièmement, le chef d’entreprise doit s’assurer que la société peut faire face à cette dépense supplémentaire. L’intérim est une option à envisager pour un remplacement temporaire ou pour un accroissement d’activité, afin d’assurer la continuité de l’activité, d’économiser du temps et de l’argent.

Lors de l’embauche d’un salarié, vous devez trouver l’équilibre entre la maîtrise de vos contraintes budgétaires et une proposition de rémunération attractive.

Embaucher un salarié en PME : fixez la fourchette de rémunération

En amont des négociations, chaque entreprise doit évaluer la fourchette de rémunération prévue pour le poste. Pour la fixer, vous devez vous concentrer sur trois points.

D’abord, vous devez connaître les règles prévues par la loi et par la convention collective de votre branche professionnelle (obligations de l’employeur, contrats aidés, régime général, etc.). Ensuite, vous devez analyser les prix du marché. Enfin, vous devez prendre en considération la capacité financière de votre entreprise. 

Au-delà du salaire qui représente un coût direct, l’embauche d’un salarié est également synonyme de nouveaux coûts additionnels indirects avec l’ensemble des charges patronales et des éventuelles gratifications en nature (13e mois, intéressement, participation). Ainsi, avant de valider la fourchette allouée à l’embauche du nouveau collaborateur, vérifiez que vous pouvez assumer cette nouvelle dépense.

Recruter un salarié : les aides au recrutement pour les PME

Encore souvent méconnues des PME et des TPE, les aides au recrutement représentent un levier intéressant pour embaucher un salarié.

Le dispositif 1 jeune 1 solution : le gouvernement a mis en place des aides au recrutement, afin d’encourager les entreprises à embaucher des jeunes. Pour lutter contre le chômage et faciliter l’embauche de salariés, de nombreux dispositifs existent (exonération des charges sociales, des charges patronales, subventions d’aide à l’embauche, cotisations sociales…).

Pour lutter contre le chômage et faciliter l’embauche de salariés, de nombreux dispositifs existent (exonération des charges sociales, des charges patronales, subventions d’aide à l’embauche, cotisations sociales…).

Le processus du recrutement

Après avoir défini vos besoins et l’ensemble des éléments relatifs au poste, il vous faudra alors formaliser toutes ces informations pour attirer de potentiels candidats.

Recruter un salarié : rédigez une annonce précise, complète, et attractive

Rédiger une annonce de qualité revêt un double intérêt pour une PME. Tout d’abord, cela permet aux entreprises de présenter précisément leurs besoins et, ainsi, d’effectuer automatiquement une première sélection de CV. De plus, avec une annonce précise et complète, vous gagnez du temps et vous limitez le risque de faire des erreurs.

L’annonce doit être réalisée en français, être datée et exempte de tout critère discriminatoire lié à l’âge, au sexe, à la couleur de peau, à la religion, à un handicap, une situation familiale ou à l’orientation sexuelle.

Un chef d’entreprise a tout intérêt à soigner sa publication pour rendre séduisantes son offre et son entreprise. En veillant à l’image de votre société et en développant d’une façon générale votre marque employeur, vous attirez les candidats que vous recherchez ! Pour cela, n’hésitez pas à mettre en avant les points forts de votre offre (rémunération, responsabilités, perspectives, autonomie, challenge…).

Une fois votre annonce établie, il faudra mettre en place une diffusion ciblée pour assurer sa visibilité. Les canaux de diffusion choisis devront ainsi correspondre aux profils susceptibles d’être intéressés par le poste.

Recruter un salarié en PME : traitez les demandes et réalisez les entretiens avec les candidats

Une fois votre annonce publiée, vous devriez recevoir des candidatures qualifiées. Le chef d’entreprise doit alors effectuer un premier tri des CV reçus. L’analyse des profils, les réponses aux candidatures ou encore la planification des entretiens constituent des tâches chronophages, mais importantes pour un recrutement réussi. 

Les candidats doivent être évalués en fonction des critères déterminés en amont. Le but est d’optimiser le nombre d’entretiens en face à face. Entre ces deux étapes, vous pouvez également prévoir des entretiens téléphoniques ou à distance.

Après une première analyse, vous rencontrerez des candidats susceptibles d’intégrer votre entreprise. Profitez de cette occasion pour valider les compétences et les acquis professionnels de ces profils. L’entretien en face à face doit aussi vous permettre de cerner leur motivation, leur potentiel et leur personnalité. 

Pour ne pas nuire à l’équilibre existant, si crucial dans une PME, mettez en perspective la personnalité des candidats avec la culture de votre entreprise. En réalisant correctement cette étape, vous limitez le risque de turn-over, qui nuit à votre activité, à votre image de marque et à vos finances. Comme chaque embauche est coûteuse, vous réalisez des économies ! Pour vos recrutements en intérim, Manpower vous propose un processus de recrutement en ligne qualifié et personnalisé. Vous gagnez du temps et recrutez le bon collaborateur. Gardez en tête que le coût moyen d’une embauche ratée a été estimé entre 20.000 € et 200.000 € !

Enfin, transmettez l’acceptation aux personnes reçues pour le poste. Répondre à toutes les candidatures et transmettre un retour formel aux profils non retenus avec remerciements et motif de refus, est essentiel pour l’image de marque de votre entreprise.

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Embaucher un salarié : finalisez l’embauche du nouveau salarié dans votre PME

Pour finaliser l’embauche du candidat idéal, vous devez effectuer toutes les formalités d’embauche. Le processus de recrutement terminé, vous passez au processus d’intégration. L’arrivée en entreprise du nouveau salarié doit ainsi être préparée à travers le respect d’un certain nombre de démarches préalables.

Les formalités administratives

D’abord, vous devez constituer le dossier des collaborateurs et vous assurer de la validité des pièces qu’ils auront fournies (carte d’identité, attestations, diplômes…). Avant l’arrivée d’un nouveau salarié, l’entreprise doit également initier toutes les formalités administratives, notamment la rédaction et la signature du contrat de travail liant votre entreprise et ce futur salarié. Les déclarations sociales tout en s’assurant du respect des évolutions législatives.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Avant toute chose, l’entreprise doit remplir la DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) et la transmettre à l’URSSAF. Cette formalité doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant la prise de fonction effective du salarié, en ligne, ou par courrier.

La DPAE centralise l’ensemble des informations relatives à l’embauche du nouveau salarié. Un récépissé est adressé à l’employeur dans les 5 jours suivant l’inscription. La convention de stage n’est pas soumise au DPAE, le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié.

Attention, le non-respect de cette obligation fait courir à l’entreprise une pénalité pouvant aller jusqu’à 1.095 € par salarié concerné.

L’inscription au registre unique du personnel

Vous devez également prévoir et remplir d’autres obligations. Parmi les plus connues, on retrouve notamment l’inscription au registre du personnel sur lequel doivent figurer des renseignements tels que les informations personnelles du salarié, ses qualifications, le type de contrat ou la date de son entrée dans l’entreprise.

L’affiliation à une caisse de retraite complémentaire

L’affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire fait également partie des formalités administratives d’embauche de votre nouveau salarié. Elle doit être réalisée pour tous les salariés relevant du secteur privé. Il s’agit de l’ARRCO pour les profils non-cadres et de l’AGIRC pour les profils-cadres. La caisse sélectionnée peut être désignée d’office ou répondre à des critères géographiques.

La visite d’information et de prévention

Auparavant appelée visite médicale ou suivi médical, la visite d’information et de prévention doit être réalisée, au plus tard, 3 mois après la prise de fonction du salarié. Au cours de cette visite, le salarié est interrogé sur son état de santé et informé des risques éventuels liés au poste qu’il occupe. 

Elle prend la forme d’un examen médical d’aptitude plus approfondi dans le cas où le salarié est soumis à des risques professionnels importants.

La remise de documents au salarié

Après l’accomplissement de ces formalités administratives, l’entreprise doit remettre au salarié l’ensemble des documents attestant la finalisation de son embauche. Lui sont notamment adressés :

• Le contrat de travail écrit ;
• Les informations relatives à la convention collective en vigueur ;
• Les éventuels documents se rapportant aux dispositifs d’épargne salariale en vigueur dans l’entreprise (remise du livret d’épargne salariale) ;
• La notice des garanties prévoyance couvertes par la mutuelle d’entreprise obligatoire ;
• Une notice d’information sur les risques professionnels éventuels liés au poste.

Recruter un salarié : intégrez votre salarié dans votre structure

Pour finaliser l’embauche du nouveau collaborateur, le responsable doit remplir une dernière mission.

Loin d’être une simple formalité, l’intégration d’un nouveau salarié représente un vrai challenge, en contrat à durée déterminée, indéterminée ou en intérim. En effet, il faut l’accueillir et l’intégrer dans l’équipe tout en le formant aux méthodes de l’entreprise. En clair, vous devez préparer son arrivée, le briefer, lui remettre éventuellement les équipements de protection individuelle et les badges, réaliser la formation-prévention sur la sécurité au travail, etc.

D’autres éléments tels que les téléphones, les équipements informatiques, le matériel de bureau ou les titres-restaurant lui sont également remis afin qu’il puisse remplir ses missions dans les meilleures conditions.

Le nouvel embauché peut enfin être initié à la culture d’entreprise avec la transmission de tous les outils physiques ou digitaux de présentation de l’entreprise, de son histoire et de ses valeurs afin qu’il s’imprègne rapidement de son nouvel environnement.

Vous l’aurez compris, le recrutement d’un salarié est un exercice complexe. Il faut donc prendre les précautions nécessaires. Pour gagner du temps et sécuriser votre recrutement, il est préférable de se faire accompagner par des professionnels reconnus.

Manpower met à disposition des employeurs, et notamment des PME, les profils les plus qualifiés afin de répondre rapidement aux besoins de compétences des entreprises. Vous pouvez faire votre demande directement sur le formulaire de contact Manpower. Un conseiller dédié vous rappellera dans les plus brefs délais pour qualifier votre demande.

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