Organisation du télétravail en entreprise – Les bonnes pratiques à mettre en place

En plein essor, accentué ces dernières années par la crise sanitaire, le télétravail trouve désormais sa place dans de nombreuses entreprises. Faisant appel aux technologies de l'information et de la communication (TIC), le télétravail permet à vos salariés d'exercer leur activité en dehors des locaux de l'entreprise. Ceux-ci ont la possibilité d'effectuer leurs tâches depuis leur domicile, un bureau partagé ou le cas échéant tout autre endroit lors de leurs déplacements. Ce mode de travail demande à être managé pour prévenir les risques d'isolement, maintenir le lien entre les collaborateurs et développer la performance.

Manpower vous livre des clés de réflexion et des bonnes pratiques pour organiser le télétravail de votre entreprise.

Télétravail : quels avantages pour l'employeur ?

Les périodes de confinement ont mis à l'épreuve le télétravail dans les entreprises : le télétravail peut répondre efficacement aux enjeux économiques, sociaux et environnementaux des sociétés.  

Ainsi, s'il demeure une faculté pour l'entreprise, qui peut décider de l'instaurer - ou non - en fonction de la nature de ses activités et de ses postes, le télétravail participe aujourd'hui indéniablement à l'attractivité de celle-ci, en répondant à une aspiration sociétale. Pour être une clé de réussite, les modalités d'exécution du travail à distance doivent être organisées et adaptées aux besoins de l'entreprise. L'employeur qui souhaite mettre en place le télétravail doit également veiller à s'inscrire dans le cadre posé par le législateur.

Le télétravail, lorsqu'il est organisé en adéquation avec les besoins de l'entreprise, est également facteur de performance. Le travail à distance peut ainsi permettre, selon les situations, une meilleure concentration et efficacité dans la réalisation de certaines tâches. Il peut également offrir une souplesse d'organisation permettant de s'adapter et d'assurer la continuité de l'activité (mouvements sociaux, contexte sanitaire, contraintes individuelles de collaborateurs). La réduction des déplacements domicile/lieu de travail est aussi de nature à réduire le stress des collaborateurs sur ces derniers aspects d'une part, le risque routier d'autre part, et serait de nature à temporiser l'absentéisme ou les retards.

Le télétravail est un élément d'attractivité qui peut aussi participer à la qualité de vie au travail des collaborateurs en facilitant l'articulation de leur vie professionnelle avec leur vie personnelle. En outre, la possibilité de travailler de chez soi peut constituer un levier d'insertion professionnelle ou de maintien dans l'emploi pour des salariés atteints de certaines pathologies ou de certains handicaps. 

L'organisation du télétravail peut, selon son mode d'organisation dans l'entreprise, entraîner une baisse de certaines dépenses courantes (électricité, chauffage…). Ce principe de diminution des coûts se vérifie particulièrement lorsque l'organisation en télétravail s'accompagne d'une réduction des espaces et d'une organisation en flex office (électricité, loyer, matériel, entretien, assurances, etc.), la gestion du parc immobilier étant alors également plus souple.

Enfin, le télétravail dans l'entreprise peut aussi être l'opportunité de déployer un plan de mobilité (PDM). La mise en place du travail à distance peut s'accompagner d'une analyse d'impact environnemental et d'une sensibilisation quant à l'empreinte carbone consécutive à la diminution des déplacements émetteurs de CO2 (voiture, transports en commun, avion, etc.) et à une baisse des dépenses énergétiques pour alimenter les locaux de l'entreprise.

Comment mettre en place le télétravail dans l'entreprise ?

La loi de 2017 sur le renforcement du dialogue social et les relations de travail a clarifié et simplifié la mise en place du télétravail qui peut résulter : 

• D'un accord collectif ;
• D'une charte unilatérale à défaut d'accord collectif, après avis du CSE s'il existe ; 
• D'un accord avec votre salarié (e-mail, courrier ou accord oral) en l'absence d'accord collectif ou de charte.

Le cadre de fixation du télétravail retenu doit prévoir les modalités de sa mise en place et de son exécution, ce principe s'imposant à l'évidence dès lors que du télétravail régulier est instauré dans l'entreprise. Parmi ces modalités, il y a lieu de prévoir notamment :

• Les conditions de recours et de passage au télétravail ; 
• Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
• Les modalités de contrôle du temps de travail ; 
• Les plages horaires durant lesquelles le salarié peut être contacté ;
• Le mode de régulation de la charge de travail ;
• Le lieu du télétravail ;
• Les jours, le rythme ou la fréquence du télétravail ;
• Les obligations de vos salariés ;
• La réversibilité du télétravail ;
• Etc.

À noter : Selon l'article L.1222-9 du Code du travail, en cas de refus du télétravail à un salarié l'employeur doit motiver sa décision. Le cadre instituant le télétravail a d'ailleurs vocation à préciser ces modalités et l'employeur doit pouvoir exposer des règles d'acceptation et de refus objectives et transparentes. 

Le travail à distance peut être mis en place à la demande de l'employeur ou du salarié, dans le respect des règles qui seront instituées. Le télétravail peut être occasionnel (quelques jours ou semaines par an), régulier (un nombre de jours défini dans la semaine) ou en fonction de circonstances exceptionnelles (pandémie, confinement, etc.), selon les règles qui sont ou seront fixées.

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Comment garantir le télétravail en toute sécurité ?

Lorsque vous mettez des outils professionnels à disposition de vos salariés, vous devez les informer des restrictions d'utilisation et des éventuelles sanctions encourues pour non-respect. En recourant au « Bring your own device » (BYOD), vos collaborateurs se servent de leur propre matériel informatique à des fins professionnelles. Selon la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), qu'ils utilisent le matériel de l'entreprise ou leur équipement personnel, le « niveau de sécurité et confidentialité des données personnelles » doit être le même. En effet, l'employeur a l'obligation de protéger les données utilisées et traitées par tous ses salariés. 

Le télétravail doit être organisé en tenant compte de la cybersécurité et de la protection des données professionnelles. Quelles mesures concrètes adopter pour contrer de possibles failles numériques ?

Sécurisez votre système d'information

Dans un premier temps, vous pouvez préparer une charte de sécurité spécifique au télétravail et définir clairement les règles à suivre. Dans un second temps, il convient de modifier les accès et les habilitations informatiques de vos salariés télétravailleurs pour maintenir un haut niveau de sécurité. Enfin, les postes de travail mis à leur disposition doivent être équipés d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un système de blocage des sites frauduleux. L'utilisation d'un VPN est recommandée pour protéger l'accès à vos données.

Protégez vos données professionnelles

Sécuriser les données de votre entreprise passe par la mise à disposition d'interfaces de communication et de travail collaboratif fiables. Avant d'implémenter une application, une analyse consciencieuse de l'offre vous permet de privilégier les outils garantissant :

• La confidentialité des interactions et des données échangées ;
• L'authentification forte (à double facteur) ;
• Le chiffrement des communications ;
• L'absence de transmission des données à des tiers.

Sensibilisez vos salariés aux bonnes pratiques de protection et de confidentialité des données : changer régulièrement son mot de passe, éviter le Wi-Fi public, ne pas ouvrir un e-mail suspect ou encore crypter sa clé USB feront ainsi partie de leurs réflexes.

Rester vigilant quant à la santé, la sécurité, l'équité et l'activité

Le télétravail doit s'accompagner de la vigilance de l'employeur sur des aspects propres à cette organisation. Au premier plan, la santé et la sécurité : risque d'isolement, addictions, respect du droit à la déconnexion. L'employeur devra mesurer ces risques (notamment via le DUER) et prendre les mesures de prévention ou correctrices adaptées. 

L'égalité ou l'équité de traitement entre les télétravailleurs et les autres salariés de l'entreprise sont également concernées. Il s'agit notamment de mettre en place des règles claires et transparentes pour l'accès au télétravail. Par ailleurs, la question des coûts liés au télétravail sera certainement abordée par les collaborateurs.

Pour des raisons de productivité, vous envisagez peut-être le contrôle de l'activité de vos salariés en télétravail. Comme pour tout mode d'organisation du travail, vous avez le droit d'encadrer et de contrôler les missions des collaborateurs en télétravail. Cependant, les outils de contrôle mis en place doivent respecter les droits et libertés de vos salariés et être proportionnés au but recherché. Les collaborateurs devront être informés des dispositifs envisagés avant leur installation et les instances du personnel consultées le cas échéant.

En outre, vos salariés en télétravail ont les mêmes droits individuels et collectifs que les collaborateurs exerçant dans vos locaux. Vous devez donc vous assurer qu'ils sont traités dans les mêmes conditions et ont accès aux mêmes informations qu'un salarié qui ne télétravaille pas. 

Pensez à organiser chaque année un entretien avec vos collaborateurs à distance pour évoquer le suivi de leur activité et leur charge de travail, en lien avec la modalité spécifique d'organisation en télétravail.

Bien au fait des règles de télétravail, Manpower est à l'écoute des entreprises en recherche de nouveaux modes d'organisation. Vous souhaitez faire du travail à distance un argument de recrutement ? Vous cherchez à recruter de nouveaux Talents ?

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