Intégration de nouveaux collaborateurs : nos 10 clés pour optimiser toute la gestion administrative

Vous pensiez faire le plus dur en recrutant vous-même vos collaborateurs pour la saison… le plus dur reste peut être à venir !

Les pics d’activité, le remplacement de salariés en congé, des activités saisonnières ou tout simplement la croissance de votre entreprise sont autant de motifs pour embaucher de nouveaux collaborateurs sur une période.

Vous avez trouvé votre futur salarié, une nouvelle phase du recrutement démarre : l’intégration du nouveau collaborateur. Si le recrutement des candidats peut parfois s’avérer complexe, la gestion administrative des contrats est elle aussi à prendre au sérieux ! Voici nos conseils pour réussir les 10 étapes clés de la gestion administrative de vos contrats de travail.

#1 Constituez le dossier RH de votre nouveau salarié

Pour gagner un temps précieux dans l’intégration du nouveau collaborateur, demandez-lui dès la décision d’embauche l’ensemble des pièces justificatives nécessaires : CV, carte d’identité/carte de séjour avec autorisation de travail, carte vitale/no de sécurité sociale, justificatif de domicile, certificat de travail du dernier employeur, RIB, titre transport, diplômes, permis, licence, habilitations, clause de non-concurrence (à vérifier avant la décision d’embauche), reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)…

Leur validité et leur exhaustivité devront être vérifiées. Par exemple, si votre nouveau salarié n’a pas la nationalité française ou celle d’un État membre de l’Union Européenne, il devra présenter une autorisation de travail. Pour certains postes, vous devrez vous assurer que ses diplômes sont reconnus en France. Ce dossier sera enregistré dans votre système d’information RH. 

À savoir : Dans le cadre du respect du RGPD (Règlement Général de Protection des Données) ne demandez à votre nouvel employé que les justificatifs nécessaires à l’accomplissement de ses missions. Veuillez donner l’accès à ces données confidentielles qu’aux personnes habilitées à en prendre connaissance. Informez votre nouvel employé des dispositifs prévus pour conserver ses données et de son droit d’accès à tout moment à son dossier. 

#2 Accomplissez les formalités administratives d’embauche indispensables

Effectuer les formalités administratives est l’étape la plus sensible du processus d’intégration du nouveau collaborateur. Pour ne rien oublier, aidez-vous de la to-do list ci-dessous :

• Établir la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) ;
• Rédiger le contrat de travail (vérifier la légalité du motif de recours dans le cadre d’un CDD), le salaire et la présence des mentions obligatoires ;
• Envoyer et faire signer le contrat de travail dans un délai précis (2 jours pour un CDD par exemple) ;
• Inscrire le salarié au registre du personnel ;
• Planifier et organiser le suivi médical ; 
• S’assurer du respect des déclarations sociales ;
• Affilier le salarié auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire.

#3 Préparez l’arrivée du nouveau salarié

Avant l’arrivée du nouveau salarié, veillez à ce que tout soit prêt pour qu’il commence sa prise de poste dans les meilleures conditions. Préparez-lui un kit de fournitures et créez-lui ses codes d’accès informatiques. Pour réussir l’intégration du nouveau collaborateur, informez les membres de l’équipe de son arrivée.

#4 Intégrez votre nouveau collaborateur

Une fois toutes ces formalités de pré-embauche réalisées. Pour une meilleure intégration du nouveau collaborateur, il devra être accompagné dès le début de sa prise de poste : briefing, visite du site, rencontre avec les équipes, remise des équipements de protection individuelle éventuelle, du badge, Ticket Restaurant… L’optimisation de votre processus d’intégration est une étape clé permettant de fidéliser votre nouvel arrivant et d’accélérer son adaptation au poste de travail.

#5 Réalisez la formation prévention, sécurité, sûreté

La formation à la sécurité et le rappel de toutes les consignes de sécurité/sûreté sont à la charge de l’employeur. La formation est obligatoire et doit être effectuée pour chaque nouveau salarié dès son embauche. En prévoyant une feuille de route pour la formation de chaque nouvel arrivant, vous gagnerez un temps précieux. 

#6 Programmez l’entretien de fin de période d’essai

À la fin de la période d’essai du salarié, il est important de faire le point avec lui sur son début de mission : mettez en avant les aspects positifs et les voies d’amélioration. Ce sera aussi l’occasion de fixer les prochains objectifs. Prenez en compte la période d’adaptation nécessaire pour chaque nouvel arrivant, quelle que soit son expérience.

Dans le respect du RGPD, veuillez informer le nouveau collaborateur de l’archivage du support d’entretien de fin de période d’essai. Maintenir une communication de qualité tout au long de son contrat de travail renouvellera sa motivation.

Dans un marché du travail en profonde mutation, faites-vous accompagner pour intégrer au mieux vos nouveaux collaborateurs.

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#7 Anticipez les imprévus

Si votre nouveau salarié démarre son contrat de travail après la clôture de la paie, il demandera peut-être un acompte sur son salaire. Il vous faudra le faire figurer sur le bulletin de paie et le déduire du salaire net. Dans l’organisation de votre gestion administrative, prévoyez qu’il puisse parfois solliciter une avance sur sa paie.

Les imprévus sont nombreux, soyez prêt à toutes éventualités : absence, remplacement, arrêt de travail… En collaborant avec une agence d’intérim au fait de vos métiers, vous pourrez assurer rapidement le remplacement de votre salarié en cas d’urgence.

#8 Établissez les fiches de paies et transmettez-les aux collaborateurs

Le bulletin de paie doit indiquer certaines mentions obligatoires, notamment :

• Identification de l’employeur et du salarié ;
• Le détail de calcul du salaire ;
• Le montant des cotisations et contributions sociales ;
• Le net à payer et net imposable ;
• Le code APE ou NAF ; 
• La classification du salarié ;
• Les mentions spéciales : durée de conservation du bulletin, nombre d’heures travaillées pour les temps partiels...

La remise du bulletin de paie simplifié rend la fiche de paie plus claire. Toutefois, si le nouveau collaborateur ne comprend pas les différentes mentions de son bulletin, prenez le temps de les lui expliquer. Une communication transparente consolidera la confiance du nouvel arrivant et la bonne gestion administrative de son dossier.

À savoir : Le bulletin de paie se dématérialise et tend à devenir la norme depuis le 1er janvier 2017. Si vous avez opté pour l’édition de bulletins de paie dématérialisés, vous avez l’obligation d’en informer le salarié 30 jours avant la remise du 1er bulletin de paie électronique ou lors de son embauche du salarié. Il peut s’opposer à tout moment à recevoir une version dématérialisée, sa demande devant être prise en compte dans les 3 mois. Il devra également être accessible dans le cadre des services associés au Compte Personnel d’Activité.

#9 Anticipez la fin de contrats de travail

Pensez à anticiper le plus tôt possible la fin des contrats de vos salariés, les besoins de renouvellements et prenez en compte les délais de carence. Par exemple, le délai de carence entre deux CDD, ou entre un CDD et un contrat d’intérim, est égal au tiers de la durée du contrat qui a pris fin si celui-ci dure plus de 14 jours et à la moitié du CDD s’il dure moins de 14 jours (renouvellement inclus). Une telle gestion prévisionnelle vous permettra d’organiser sereinement vos équipes. 

# 10 Clôturez vos contrats

La fin de contrat de travail s’accompagne elle aussi de ses formalités. Voici un récapitulatif des démarches à effectuer : 

• Verser le solde de tout compte incluant indemnité compensatrice de congés payés et indemnité de fin de contrat éventuelle ; 
• Fournir le certificat de travail ; 
• Réaliser la déclaration Pôle Emploi ;
• Réceptionner l’ensemble des équipements fournis au salarié (téléphone, clés…) ;
• Mettre à jour le registre du personnel ;
• Faire le point avec votre organisme de prévoyance et de mutuelle.

Vous manquez de temps ? Vous souhaitez confier la gestion administrative de vos contrats à des professionnels ? Sécuriser l’intégration de vos futurs collaborateurs ? Réussissez l’intégration de vos nouveaux collaborateurs en vous faisant accompagner d’experts RH.

Les conseillers Manpower accompagnent les TPE/PME dans tous leurs recrutements en CDI, CDD, Intérim, Management de transition, Alternance et offrent Ia possibilité aux entreprises de leur confier la gestion administrative de leurs contrats d’intérim. 

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