Comment mettre en place le télétravail en temps de crise sanitaire ?

Alors que le télétravail s'est installé dans l’urgence pour près de 8 millions de salariés français au printemps 2020, en conséquence de la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19, nos experts RH vous proposent de découvrir et d’adopter quelques bonnes pratiques pour assurer la continuité de vos activités en toute sérénité, même via la mise en place du télétravail : 

• Gérer le caractère anxiogène de la crise, 
• Faire preuve d’empathie
• Etre attentif au choix des mots
• Apporter un cadre de communication clair
• Conserver les moments conviviaux entre collègues… 

Comment repenser l’organisation de votre environnement de travail ?

"Des études disent qu’il faut compter 21 jours pour installer de nouvelles pratiques", indiquent nos experts RH dans cet article complet. Nouvelles formes de collaboration, communication efficace et bienveillante : nous le constatons, ces pratiques portent déjà leur fruit dans notre télétravail au quotidien.

"Si le confinement nous éloigne physiquement, il doit être une opportunité de repenser nos modes d’organisation et de communication à distance", expliquent nos experts RH : "Il est possible de ressortir grandi de ce défi organisationnel et humain. À défaut de pouvoir se réunir, il faut s’unir et développer ensemble de nouvelles compétences afin de rendre nos échanges clairs, efficaces et rassurants." La mise en place du télétravail vous pousse ainsi à réinventer vos échanges et votre manière de travailler avec vos salariés, que cela soit en termes d’organisation, d’horaires, de matériel.

Toute crise engendre des mutations. Se comprendre, s’adapter aux autres pour mettre en place une communication plus efficace, telles sont les bonnes pratiques que nous vous proposons pour installer une meilleure collaboration à distance dans nos entreprises.

Dans cette situation sanitaire et économique bien particulière, il est fortement recommandé de vous référer à la convention collective de votre entreprise. Au-delà de cela, vos salariés peuvent demander la mise en place du télétravail de leur poste, par simple demande orale ou écrite, et vous avez la possibilité d’officialiser l’accord de ce nouveau cadre de travail par les mêmes voies de communication. Attention cependant, vous devrez justifier de raisons valables et vérifiables sur le terrain si vous souhaitez refuser cette demande et utiliser votre droit de retrait.

Comment organiser le temps de travail à domicile ?

L’organisation claire et précise de la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise est absolument essentielle. Ainsi, la création collective d’une charte de télétravail peut s’avérer particulièrement utile car :

1. La mise en place du télétravail ne nécessite pas la création d’un avenant au contrat de travail des salariés concernés ;
2. Le télétravail peut être utilisé de manière occasionnelle par vos salariés, il n’y a donc aucune obligation de régularité ;
3. Tout accident survenant au domicile du salarié au cours de ses horaires de travail sera considéré comme étant un AT (accident de travail).

La charte de télétravail pour vos salariés comprendra ainsi les modalités suivantes :

• Les conditions nécessaires pour avoir la possibilité d’exercer son travail à distance ;
• Le matériel que l’employeur met à la disposition des salariés pour occuper leur poste et réaliser leurs tâches en dehors de l’entreprise ;
• La définition stricte des règles de sécurité et de santé au travail ;
• L’insertion d’un rappel des droits collectifs à l’ensemble de vos salariés, concernés par la mise en place du télétravail ou non ;
• L’importance de la confidentialité en accord avec les diverses tâches confiées aux salariés, en précisant quelles informations doivent demeurer confidentielles, même au sein du travail à domicile ;
• La question des horaires de travail, en accord ou non avec le cadre de travail habituel ;
• Toute autre section ou information que vous jugeriez pertinente.

Quel cadre de travail instaurer avec le contexte du COVID 19 ?

Votre rôle d’employeur consiste, au-delà des chiffres et de la performance de vos équipes, à instaurer un cadre de travail favorisant le bien-être de vos salariés et ainsi leur productivité. Gardez à l’esprit que vos salariés ont bien des inquiétudes personnelles et professionnelles, dues à la crise sanitaire de la COVID 19. Il s’agit alors de prendre en compte ces éléments afin de construire un cadre de travail optimal, même à domicile !

Pour se faire, tout est une question d’organisation. En ces moments difficiles de crise sanitaire, vos salariés ont besoin d’un management clair, efficace et empathique à la fois, afin de les maintenir dans une rigueur de travail optimale. En premier lieu, il est fortement recommandé de vous renseigner quant aux conditions et au cadre de travail à distance pour chaque employé qui aurait recours au télétravail. Opèrent-ils depuis leur propre domicile ? Depuis leur résidence principale, ou depuis une résidence secondaire familiale ? Ont-ils des enfants à charge qui ne sont pas scolarisés ?

L’ensemble de ces éléments vous aideront à savoir comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise sans engendrer une perte de vue des objectifs fixés avec vos équipes.

La mise en place du télétravail est une formidable occasion de prouver à vos salariés la confiance que vous leur portez. Il est donc nécessaire d’adapter votre management à cette situation très particulière, et d’instaurer davantage de souplesse dans votre gestion des équipes. Ainsi, il est fortement recommandé de ne pas noyer vos salariés sous des réunions quotidiennes, et de leur offrir une plus grande autonomie dans la gestion de leurs tâches.

Par exemple, il peut être judicieux d’organiser deux réunions en visioconférence par semaine. La première aura lieu le lundi, et permettra à chacun de faire le point sur ses objectifs de la semaine, et d’organiser le travail en équipe en fonction, avec l’accord de chacun. La seconde réunion, quant à elle, aura lieu en fin de semaine et permettra à vos salariés de vous transmettre leur avancée dans leurs tâches, et les éventuelles difficultés rencontrées de par le travail à domicile.

Comment mettre en place le télétravail ? Avec la participation de l’ensemble de vos salariés concernés, en leur demandant explicitement d’exprimer leurs besoins, inquiétudes ou difficultés à travailler à distance. 

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